کدام اتوماسیون اداری یا CRM را انتخاب کنیم؟

سیستم اتوماسیون اداری همکاران سیستم بهتر است یا چارگون؟

سیستم اتوماسیون اداری برید چه فرقی با سی آر ام  پیوست دارد؟

فرق سی آر ام تدبیر یا اتوماسیون اداری ایده آل در چیست؟

سیستم CRM رایورز امکاناتش بیشتر است یا سیستم اتوماسیون اداری فراگستر؟

 

تفاوت انواع سیستمهای اتوماسیون اداری ایرانی در چیست و اصلا کدام سیستم اتوماسیون اداری مناسب تر است؟

این سوالات حتما از ذهن هر کسی که برای اولین بار مسئولیت انتخاب یک سامانه ارتباط با مشتریان مناسب سازمان و شرکت و یا هر کسب و کاری انتخاب گشته است، خطور کرده است. حضور فراوان سامانه CRM با امکانات مختلف و اسامی گوناگون با نام شرکت های متفاوت در کار انتخاب یک سیستم اتوماسیون اداری خوب و مناسب را دوچندان مشکل می کند.

در ادامه قصد داریم تجربه ای را که کارشناسان پشتیبانی شبکه گروه در سایت مشتریان مختلف در رابطه با استقرار و به کارگیری اتوماسیون های اداری مختلف موجود در بازار ایران که به CRM هم معروف هستند، به دست آورده اند را با کارشناسان واحد فناوری اطلاعات سازمان ها و شرکت های مختلف در زمینه انتخاب یک سامانه اتوماسیون اداری مناسب به اشتراک بگذارند. مسائلی که مطرح می شوند صرفا بیان تجربیات کارشناسان IT و کاربرانی است که در طول 10 سال گذشته با این سامانه های نرم افزاری اتوماسیون اداری در سازمان ها و شرکت های مختلف کسب کرده اند.

اگر از دید صاحبان این سامانه های نرم افزاری، نکته ای خلاف واقع بیان گردیده است و یا احیانا موردی هست که علاقه مند اند در ادامه همین متون منعکس گردد، می توانند مطلب یا انتقاد یا پیشنهاد خود را به آدرس ایمیل info@itneeds.ir ارسال نمایند تا به این مقاله تجربی تحلیل اضافه گردد.

مقایسه امکانات انواع CRM

مقایسه تجربی انواع سیستم اتوماسیون اداری چارگون، همکاران سیستم، پیوست، برید، رایورز، فراگستر و سایر سی آر ام های موجود در بازار از دید کارشناسان فناوری و IT شرکت ها و سازمان ها و کاربرانی که از سیستم های مختلف را مورد استفاده قرار داده اند.

تعریف اتوماسیون اداری

تعاریف متعددی از سیستم ‌های اتوماسیون اداری ارائه شده است. برخی از این تعاریف به شرح زیر است:

سیستم اتوماسیون اداری یک سیستم اطلاعاتی مبتنی بر کامپیو‌تر است که وظیفه جمع‌آوری، ذخیره و توزیع مستندات، پیام‌های الکترونیک و سایر فرم‌های ارتباطات اداری را بین افراد، گروه‌های کاری و سازمان‌ها بر عهده دارد. بخش‌هایی از این سیستم‌ها عموما شامل نرم‌افزارهای پردازش کلمه، تصویر برداری مستندات، تقویم و غیره است.

در ویکی پدیا در تعریف واژه office automation آمده است: نرم افزارهای متنوعی که برای ایجاد، جمع آوری، ذخیره و تغییر اطلاعات اداری مورد نیاز برای انجام کارهای اصلی سازمان به صورت الکترونیکی مورد استفاده قرار می‌گیرند. ذخیره سازی داده‌های خام، انتقال الکترونیک و مدیریت اطلاعات کسب و کار الکترونیک، فعالیت‌های اصلی یک سیستم اتوماسیون اداری را تشکیل می‌دهند. اتوماسیون اداری به خودکار سازی و بهینه سازی رویه‌های جاری سازمان‌ها کمک می‌کند.

در سایت ویکی پدیای فارسی از اتوماسیون اداری با عنوان «خودکارسازی اداری» یاد شده است و به عنوان مجموعه‌ای از روش‌های کاری و نرم‌افزار و سخت‌افزار رایانه‌ای که برای ذخیره و بازیابی و مبادله اسناد و اطلاعات اداری به کار می‌رود تعریف شده است

عبارت اتوماسیون اداری در خارج از ایران به تمامی ابزار‌ها و روش‌هایی که برای فعالیت‌های دفتری به کار برده می‌شود اطلاق می‌شود که امکان پردازش داده‌های نوشتاری، دیداری و شنیداری را با استفاده از کامپیو‌تر امکانپذیر می‌سازند. اتوماسیون اداری به منظور فراهم آوردن ابزاهایی جهت ساده سازی، بهبود و خودکار سازی فعالیت‌های سازمان از جمله مدیریت داده‌های اداری، هماهنگی جلسات و غیره بوجود آمده است.

سوالات و نکات انتخاب یک سیستم اتوماسیون اداری مناسب

سوال یکی از کاربران سایت جهت مشاوره خرید سیستم اتوماسیون اداری از کارشناسان IT سایت نیازمندی های تخصصی کامپیوتری آی تی نیدز این بود که برای تهیه یک CRM مناسب برای سه تا شرکت همکار ولی به لحاظ سازمانی جدا از هم  که یکی با تعداد کاربر کم، 5 کاربر و دیگری متوسط  150 کاربر و
در شرکتی با مقیاس کاری بزرگ 1500 کاربر چه برندی از نرم افزارهای اتوماسیون اداری بازار مناسب تر است. البته در شرکت های با تعداد کاربر اتوماسیونی کمتر، بیشتر هدفش بایگانی و مکانیزه کردن نامه ها و گردش کار درون سازمانی حائز اهمیت هست.

حال سوال اینست که آیا کسی اتوماسیون اداری خوب و ارزان سراغ دارد برای مورد اول و دوم که حدود قیمت اش 4 میلیون تا پنج میلیون تومان باشد؟

بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری برای شرکت های با حجم کاری بالا و تعداد یوز زیاد چیست؟

عین جملاتی که کارشناسان و صاحبنظران این حوزه در کانال اطلاع رسانی گروه منتشر کرده اند به شرح زیر است:

با دروود خدمت همه دوستان، انتخاب سیستم اتوماسیون اداری مناسب سازمان یا کسب و کارتان، بستگی به تعداد کاربر و سطح پیاده سازی دارد.
ما با برخی دوستان یه بررسی کردیم و هدفمون انتخاب بین محصولاتی بود که بشه باهاش مثلا بالای ۲۰۰۰ کاربر رو پوشش داد و همچنین یک سیستم اتوماسیون اداری با معماری مناسب و ماژول هایی داشته باشه که مورد نیازمونه و بسیاری از این ماژولها در استانداردهای نرم افزارهای اداری ذکر شده بررسی هایی کردیم و در محدوده قیمت و سطح عملیات مناسب محصولاتی مثل چارگون ، پیوست ، همکاران ،برید و ... رو بررسی کردیم. نهایتا یه سری شاخص بر اساس نیازمون گذاشتیم و امتیاز دهی کردیم.

معماری سیستم اتوماسیون اداری چارگون را اصلا جالب ندیدیم و یا مدل همکاران در توسعه بعدی اصلا جالب نبود. اینا هرکدوم به درد یه سازمانی میخورن ولی بکار ما نیومدن، ما هم پیوست رو انتخاب کردیم و جالب اینکه بعد از چند ماه نسخه تحت وب کاملا تکمیل شد و برای load balancing مدل خوبی شد. مدل آرشیو مناسب و معماری خوب اون در مقایسه با بقیه محصولات به نظرم امتیازات جالبی رو داره البته این مساله حدود ۳ سال پیشه یعنی سال 1393 و الان خب شاید  محصولات سیستمهای اتوماسیون اداری تغییرات بیشتری داشتن و بهتر شدن، یه مزیت دیگه برای ما سطح یکپارچگی سایر سیستمهای مالی و اداری بود.

البته در مورد سیستم اتوماسیون اداری شما هر مساله ای رو که در نظر بگیرین باز هم یه عده ناراضی هستن چون تنها سیستم هستش که تمام سازمان کاربرانش هستن و کاملا عمومیه مثلا برای من که برید رو میشناختم و کار کرده بودم و چارگون رو از نزدیک دیدم هیچکدوم جالب نبودن ولی مثلا معاون ارشد سازمان که از سازمان کاملا دولتی اومده بود که برید داشتن عاشق برید بود چون اداپته شده بود و از همه مهمتر تغییر خیلی در اتوماسیون اداری سخته چون همه سطوح باهاش کار میکنن پس در انتخاب دقت کنید. البته اینها نظریات شخصیه و تجارب منحصر به شرایط اون سازمان هست قاعدتا راه حل ها برای هر سازمان متفاوت خواهند بود.

اتوماسیون اداری پیوست بد نیست قیمت‌ هاش. البته آقای مهندس *** در تیم استقرار CRM تجربه خوبی در پیاده‌سازی نرم افزار اتوماسیون اداری پیوست در سازمان مان داشتند. آدرس سایت اتوماسیون اداری پیوست www.payvast.com می باشد.

اتوماسیون "برید" خوب و کامله. آدرس سایت اتوماسیون اداری برید www.baridsoft.ir می باشد.

البته گویا دوستان "ارزان بودن" سیستم اتوماسیون اداری را فراموش کردند ملاک قرار دهند. برخی از این سامانه های نرم افزاری CRM بی جهت گران هستند مخصوصا برای شرکت هایی که زیر ده کاربر هستند. قیمت هایی چون 5 میلیون تومان و 6 میلیون تومان را برای خرید پیشنهاد می کنند که بسیار بالا است برای

شرکت هایی که این تعداد کاربر را دارا هستند. قیمت معقولش به نظرم برای این شرکت های کوچک 2 میلیون تا سه میلیون هست. اگر کسی شرکت سی آر امی رو میشناسه که این قیمت می ده بگه که در سایتش امکاناتش رو هم یه مرور بکنیم.

مهندس کیفیت سیستم اتوماسیون اداری مهم است که خوب در نتیجه آن قیمت سیستم اتوماسیون اداری نیز بالاتر می رود.

درسته ولی همیشه یکی از ملاک ها قیمت هم هست. سیستم اتوماسیون اداری برید خیلی خوبه مخصوصا پرگار که نسخه ۴ میشه ولی هزینه بالایی دارد.

بله خیلی از شرکت ها فاکتور هزینه واسشون تو الویته ولی خب باید نیازهارو سنجید و بعد تصمیم گیری کرد.

بعد از یک تصمیم گیری اشتباه نمیشه خسارت نیروی انسانی، آموزش، تغییر و زمان رو جبران کرد.

ارزون برای شما نمیدونم چه قیمتیه؟

ولی چارگون خوبه با 10-15 تومن میشه راه اندازیش کرد. آدرس سایت سیستم اتوماسیون اداری چارگون www.chargoon.com می باشد.

به نظر من بهتر است ارزان بودن سیستم اتوماسیون اداری را ملاک قرار ندهید بسنجید در مقابل امکانات محصول. سیستم اتوماسیون اداری چارگون را بنده هم پیشنهاد میکنم.

اگر سازمان یا شرکتی که در آن مشغول به فعالیت هستید مشکل مالی چندانی برای پرداخت هزینه خرید سیستم اتوماسیون اداری ندارد، بد نیست یک دمو هم از سیستم اتوماسیون اداری همکاران سیستم داشته باشید. آدرس سایت اتوماسیون اداری همکاران سیستم به نشانی www.systemgroup.net می باشد.

آیا نرم افزار اتوماسیون اداری رایگان مناسب کسب و کار شرکت یا سازمان است؟

اتوماسیون اداری رایگان نمی تواند جوابگوی تمامی نیازهای کاربران یک کسب و کار یا شرکت یا سازمان را ارائه دهد. معمولا برخی از امکانات حیاتی این ابزار که بن مایه و شالوده اصلی این سامانه است، در نسخه مجانی سیستم اتوماسیون اداری حذف می گردند تا کاربر در حال استفاده از

سیستم اتوماسیون اداری رایگان ترغیب شود که این ابزار را در نهایت خریداری نماید.

احیانا اگر موردی هست که علاقه مند اند این مبحث دوست دارند در ادامه همین متون منعکس گردد، می توانند مطلب یا انتقاد یا پیشنهاد خود را به آدرس ایمیل info@itneeds.ir ارسال نمایند تا به این مقاله تجربی تحلیل اضافه گردد.

برای اطلاع از خبرهای فناوری اطلعات و اخبار تکنولوژی های نوین در تلگرام و مطالب حوزه IT به کانال تلگرام گروه ما بپیوندید.

لینک جوین در کانال تلگرام